Igennem de sidste mange år har eksperter indenfor ledelse og projektledelse fokuseret på at forbedre de formelle systemer relateret til program governance, projektledelse og agile metoder. Men på trods af, at de nye tilgange har skabt betydelige resultater, rammer 2/3 af alle projekter stadig ved siden af. Der er tydeligvis noget som stadig ikke fungerer!
Internationale studier relateret til emnet ”Silence Fails” viser, at projekter som mislykkes både kan forudsiges og forhindres med overraskende forudsigelighed. Nogle af de mest overraskende konklusioner viser, at de fleste projekter fejler af årsager som er generelt er kendte, men sjældent diskuteret. I de fleste projekter skyldes denne simple dynamik, at vi simpelthen ikke får tingene sagt. Projekterne lider under ”The Silent Crisis”.
5 fokusområder som øger projekt performance med 50-70%
Der er primært 5 områder, hvor vi med ledelsesfokus kan forbedre organisationens evne til at eksekvere på høj-risiko projekter og initiativer ved at bryde med ”a code of silence”. De 5 områder er forbløffende velkendte, og alligevel ignoreret, selvom de selv samme problemstillinger fører til, at de fleste projekter fejler og koster virksomheder millioner af kroner.
Øger vi vores evne til at synliggøre og italesætte netop disse problemstillinger, vil vi se projekter som kan forbedre performance med 50-70% eller mere.
Problem #1 – Urealistiske beslutninger om deadlines og ressourcer
De fleste projektledere har oplevet problemet i, at der på forhånd sættes rammer for projektet, som de ikke er involveret i. Aftaler omkring leverance, budgetter og deadlines er givet, uden de reelt har indflydelse på hvad det kræver at lykkes med projektet. Andre gange bliver projektlederen bedt om at komme med estimater på tidsplaner og ressourcer, som efterfølgende ignoreres. Kun få projektledere mener, de er i stand til at få denne problemstilling på agendaen hos ledelsen, med de konsekvenser at budgettet ikke holder, deadline ikke nås og resultater ikke lever op til forventningerne.
Problem #2 – Manglende støtte fra sponsor
Projektets sponsor forventes at støtte med ledelsesbeslutninger og politisk support, men det sker ikke altid. Når projektets sponsor er fraværende, er projektteamet eksponeret og fastlåst. De har ikke det nødvendige mandat til at tage de beslutninger, som holder organisationen ansvarlig og projektet er dømt til at fejle. Mange projektledere som oplever projekter, hvor de ikke har den nødvendige støtte fra sponsor, siger de ikke er lykkes med at få italesat problemstillingen hos sponsor, fordi de oplever det er en svær dialog eller måske endda umulig.
Problem #3 – Stakeholders undgår eller omgås formelle processer
En problemstilling som ofte påvirker projekternes succes, er stakeholders som ikke følger de formelle processer for planlægning, beslutninger og prioriteringer. De er ofte ikke interesseret i praktiske eller operative overvejelser og laver derfor ”Work Around” for at opnå, det de ønsker. Konsekvensen er urealistiske commitments, skuffelser og projektteams som brænder ud. Projekter bliver godkendt uden de nødvendige ressourcer, scope creep vokser langt ud over de rammer som oprindeligt var sat for projektet, teamet leverer ikke de forventede resultatet og lider under lav moral.
Problem #4 – ”Project Chicken”
Når projekter kører af sporet, fordi projektdeltagere eller underleverandører ikke rapportere om risici, falder projektet i kategorien ”Project Chicken”. Vi kan sammenligne det med den kendte vanvittigheds kørsel, hvor to biler kører frontalt mod hinanden, for at teste hvem som trækker sig først. Hvem er den største ”chicken”.
Corporate versionen udspiller sig, når projektdeltagere ikke siger frem, når de er bagefter på leverancen og behøver mere tid. I stedet håber de, at andre har det samme problem og venter på, at andre siger noget. Personen eller teamet som først bringer problemet frem i lyset bliver syndebukke, men alle som er bagefter deadline, vil få noget ud af det.
Når projektteamet spiller ”chicken” bliver status opdateringer og projekt-reviews en joke. Teamet misser muligheden for at reagere og justere på planen. I stedet vil projektet have direkte kollisionskurs mod at mislykkes, mens alle kigger på uden at sige noget.
Problem #5 – Team performance
Rigtig mange projektledere har erfaring med projektdeltagere, som ikke kommer til møderne, ikke overholder aftaler eller mangler kompetencer til at møde ambitiøse mål. Ofte har projektlederen ikke indflydelse på muligheden for, at udskifte de personer som ikke performer og føler sig ikke i stand til at coache dem. I stedet ignorerer problemet og laver ”Work Around”.
En anden velkendt problemstilling er, når projektlederen skal forhandle med linjeledelsen om bemanding af projektet. Hvis projektlederen føler sig fastlåst og ikke får taget dialogen, som kan være konfliktfyldt, vil det have konsekvenser for projektets succes. Undersøgelser viser, at i 4 ud af 5 projekter hvor projektlederen ikke effektivt får synliggjort og italesat performance problemer i teamet, vil projektet lide under budget, planlægnings- og kvalitetsproblemer.
Den gode nyhed er, at vi kan bryde mønsteret
Den gode nyhed er, at det er muligt at bryde med ”the code of silence” og træne kompetencer som styrker relationer og vores evne til, at få tingene sagt. Måske tænker du, at det handler om mod til at turde sige frem? Men det handler ikke kun om at sige frem, det handler også om hvordan vi gør det.
Mange projektdeltagere gør et reelt forsøg på at italesætte problemer, men de fleste er ineffektive. Nogle siger frem, men holder alligevel tilbage med deres bekymringer. Andre siger frem, men på en måde som provokerer og bringer andre i defensiven. De færreste er i stand til at få sagt deres bekymringer på en måde, så de oplever de er forstået og respekteret. Selvom vi tør tage den svære samtale og er dygtige til at håndtere konflikter, så er reaktionen fra andre også en nøgle til succes.
Konklusion
Denne blog taler til emnet ”Silence Fails” fordi det demonstrerer, at de mest udbredte problemstillinger som vi ikke taler om, er medvirkende til katastrofale skuffelser i forhold til projekteksekvering.
Undersøgelser viser, at projektledere som lykkes på disse områder, opnår stærke resultater. Ex. vil risiko for ikke at nå budgetter, sandsynligvis kunne reduceres med 50%. Når projektdeltagere arbejder i et miljø, hvor de tør sige frem og holde hinanden ansvarlige, vil skjulte agendaer reduceres betydeligt. Kvaliteten vil sandsynligvis kunne forbedres med mere end 50% og ikke mindst vil projektperformance kunne øges med 50-70%, hvis projektet kører til ende med en stærk moral i teamet og intakte stakeholder relationer.
Vil du være best-in-class?
Kan du genkende de 5 problemstillinger? Vil du træne de kommunikative færdigheder, som du finder hos de 10-20% bedste performere indenfor projektledelse? Læs mere om kurset Crucial Conversations – 5 kritiske samtaler for projektledere, der vil øge projekt performance.
Download den fulde rapport Silence Fails, ”The Five Crucial conversations for Flawless Execution”: https://www.vitalsmarts.com/resource/silence-fails/